É comum atuar com sistemas exclusivos para cada setor em uma prefeitura, sem que as informações se integrem. Por exemplo: um software para a Secretaria de Saúde, outro para a Gestão de Obras e outro sistema para a Procuradoria Jurídica.

Essa dinâmica acaba por ser problemática quando é preciso cruzar dados, gerando conflito de informações e inconsistências quando as bases dos softwares são diferentes.

Usando uma solução integradora a gestão pública só tem a se beneficiar — e muito — com a aplicação da tecnologia em suas rotinas. Saiba mais!

Aumento da produtividade

O dia a dia de um gestor — sobretudo, de um gestor público — é bastante conturbado e contempla uma infinidade de decisões a serem tomadas e a análise de diferentes informações para obter os melhores resultados.

Por essa razão, é comum acontecer de, ao término do expediente, haver a sensação de que o tempo foi curto e de que não houve como concluir todas as demandas.

É, exatamente para atuar nessa questão, que a tecnologia oferece recursos essenciais por meio dos softwares de gestão. Graças às funcionalidades disponibilizadas por essas aplicações, o gestor pode otimizar a execução das atividades — graças à automação dos processos — e é capaz de tomar decisões mais acertadas.

Melhor monitoramento e controle

Uma das maneiras mais eficazes de garantir o monitoramento e controle das ações públicas é contar com um software que apoie as reuniões de monitoramento.

Uma boa ferramenta de que apoia o planejamento estratégico pode melhorar muito a eficiência da reunião, sem dar mais trabalho para quem a planeja.

Ela permite: encaminhar a pauta com antecedência para todos os participantes; oferecer uma alternativa ao PowerPoint, na hora de apresentar dados e informações, permitindo visualizá-los de maneira clara mas detalhada; permitir o registro da ata da reunião; registrar as responsabilidades atribuídas a cada colaborador e criar alertas para lembrá-los dos prazos.

Com reuniões de monitoramento e controle mais produtivas e eficazes, o planejamento estratégico finalmente irá trazer os resultados que você espera. Está em dúvida sobre como transformar o planejamento estratégico em ação?

Otimização dos resultados da gestão pública

Não importa de qual instituição pública estejamos falando, é preciso que sua eficiência seja assegurada, preservando assim a otimização dos gastos públicos.

E uma das melhores formas de conquistar esse objetivo é tornar a gestão das informações mais inteligente. Afinal, a tomada de decisão é melhor embasada, evitando erros, retrabalhos e desperdícios.

Isso é, quando o gestor passa a contar com informações gerenciais de maior qualidade, além de ter acesso a diagnósticos mais precisos sobre as necessidades da população, a resolução desses problemas se torna muito mais eficiente.

Maior engajamento das equipes

Contar com um software que auxilia na gestão pública é uma excelente estratégia para motivar a equipe e tornar a realização das tarefas mais ágil.

Cada vez mais, os softwares de gestão estão se tornando user friendly, ou seja, eles estão contando com uma navegação intuitiva e com facilidade na operação, melhorando assim a vida de todos.

Vale dizer que a ferramenta a ser escolhida para a implementação na gestão pública deve ser adequada ao modelo de gestão seguido — BSC, PMBoK, PDCA etc. — e precisa estar de acordo com as necessidades da entidade, além de ser capaz de potencializar a eficácia dos projetos gerenciados pela instituição.

Facilidade no planejamento

A facilidade no planejamento é, sem dúvida, a contribuição mais importante de um software de gestão. Quando se consegue identificar com rapidez todos os indicadores de desempenho, é possível tomar decisões e corrigir problemas, antes que eles se tornem graves e onerosos.

Em se tratando de uma entidade de saúde, por exemplo, é fantástico poder observar a redução de doenças infectocontagiosas ou a diminuição de casos de óbito.

Ou seja, quando a gestão pública conta com um software de gestão, os esforços de planejamento se tornam muito mais simples e organizados, culminando em resultados mais expressivos.

Otimização da mão de obra

Um dos grandes custos da máquina pública está na remuneração dos servidores. E não explorar todo o potencial que cada indivíduo tem a oferecer é um desperdício. E a utilização de um software de gestão reduz sensivelmente a possibilidade de erros humanos e redundância nas informações de cada departamento.

Mas não se pode ignorar o fato de que todo servidor precisa de condições e facilidades para se tornar mais produtivo. Um atendente, por exemplo, se tiver acesso rápido a várias informações relevantes para realizar seu trabalho, pode proporcionar uma satisfação muito maior à população.

Um profissional do setor de segurança se torna mais eficiente, caso tenha acesso ao histórico de ocorrências na região. Enfim, um software de gestão é a ferramenta que potencializa, direta ou indiretamente, a atuação de todos os que servem à entidade pública.

Otimização de tempo

Ainda que não se possa falar em ganho de tempo, a ideia do software de gestão é eliminar seu desperdício, já que ele é um recurso tão importante.

Boas soluções de gestão funcionam, basicamente, de forma a exibir, claramente, os esforços relacionados a um período. E ter a completa visão desses prazos é garantia de intervenções em tempo hábil.

Agilidade e portabilidade

A possibilidade de interagir e acompanhar o desempenho de qualquer departamento, remotamente, é uma das grandes vantagens de um software de gestão. Mesmo estando longe, checar com detalhes o avanço dos projetos ou as demandas que se encontram em atraso é uma informação muito importante.

Enfim, ter esses dados sempre à mão faz toda a diferença, para evitar erros por falta de acompanhamento ou por monitoramento deficiente. Isso é, ter os dados ao alcance dos olhos, a todo momento, é necessidade básica para todo gestor.

Redução de custos

Por fim, ainda que investir em um software de gestão para promover uma melhor gestão pública possa parecer um investimento muito alto, o custo de implantação acaba se pagando muito mais rápido do que se costuma esperar.

Ainda não está convencido da importância de um software de gestão pública? Confira as funcionalidades que a solução da SIGEP tem a oferecer!